”Du har ikke et administrativt problem, før du har en kunde”. Det var et af de bedste råd, jeg fik, da jeg selv startede som selvstændig.

Og det er rigtigt: Som nyslået iværksætter eller freelancer skal du bruge al tid på at udvikle ideer og møde mulige kunder med det sigte at lande de første ordrer. Alt andet kan vente.

Men når de første ordrer er hjemme, skal du hurtigt etablere nogle administrative støttesystemer – og det kan du gøre med nogle få, men essentielle værktøjer.

Stort udbud af billige regnskabsprogrammer
Du skal anskaffe dig et online regnskabsprogram. Der er flere udbydere, der tilbyder dig et relativt billigt abonnement på deres løsninger, hvor du både kan registrere alle dine udgifter og fakturere dine kunder. Programmerne er ganske brugervenlige, supportmulighederne er gode, og du får styr på din regnskabspraksis fra dag 1.

I programmerne kan du løbende se dit årsresultat, og du får også overblikket over, hvor meget du skal betale i moms. Du kan vælge enten selv at bogføre dine bilag og udarbejde dine fakturaer – eller du kan vælge at indgå aftale med en ekstern bogholder, som naturligvis koster penge.

Registrer alle kørsler i en kørebog
Hvis du har bil, skal du fra første dag også føre kørebog, hvor du registrerer hhv. privat og erhvervsmæssig kørsel. Du kan på nettet finde ”freeware”-regneark til at føre kørebog, eller du kan mod betaling anskaffe dig en elektronisk kørebog, så du slipper for at føre manuel oversigt.

Periodiser alle dine opgaver i en ordrebog
Et centralt styringsværktøj er en ordrebog. Din ordrebog kan være et excelark, hvor du har faner for hver måned på året. Her noterer du alle ordrer med deres værdi ekskl. moms og periodiserer ordren pr. måned. Hvis du f.eks. har et projekt til 50.000 kr. fra januar – marts, lægger du 20.000 kr. ind i januar og 15.000 i både februar og marts, naturligvis afhængig af hvornår arbejdet udføres. Ved at have alle dine ordrer periodiseret i din ordrebog kan du hurtigt se, hvor booket du er i de enkelte måneder, kvartaler og på hele året. Du kan se, hvornår du har højt arbejdspres, og du kan i god tid se, hvornår du skal foretage en ekstra salgsindsats for at nå din forventede omsætning.

Vægt sandsynligheden på kommende opgaver i din pipeline
Ud over ordrebogen kan du også bruge en ”pipeline” som værktøj. I et excelark noterer du beløbene på de tilbud, som du har afgivet, men som du endnu ikke har fået kontrakt på. Ikke alle opgaver i ens ”pipeline” bliver til noget, og derfor kan du overveje at vægte sandsynligheden pr. opgave. Hvis du f.eks. har sendt tilbud på en opgave på 20.000 kr., og du regner med, at der er 50% chance for, at kunden accepterer dit tilbud, så lad opgaven tælle med 10.000 kr. i din pipeline.

Ved at lægge beløbene i din ordrebog og din ”pipeline” sammen har du et solidt overblik over din forventede omsætning. Den kan variere betragteligt fra måned til måned, men ved at have det samlede årlige overblik kan du vurdere, om du kan indfri dine mål. Personligt giver det mig ro i maven at have overblikket, og i de gode år giver det mig også mulighed for at holde en rigtig lang sommerferie, fordi jeg ved, at jeg nok skal nå mine mål.

Lav liste over både varme og kolde ”leads”
I en ”pipeline” kan du også notere dine ”leads”. Det er mulige kunder, som du har etableret relation til, men som du endnu ikke har givet tilbud til. Der kan gå lang tid fra din første kontakt til en kunde og frem til en ordre, og derfor er det vigtigt, at du systematiserer dit relationsarbejde, så du ved, hvornår du skal tage næste kontakt. Jeg regnede på et tidspunkt ud, at det i gennemsnit tager mig 9 måneder fra første kontakt til en ny kunde – og indtil, at jeg har en ordre. Når du sælger rådgivning, bygges tillid ikke bare ved et enkelt møde, men ved jævnlig løbende kontakt på telefon, mail eller tomandshånd. Derfor har du brug for systematikken, så du planlægger din næste kontakt.

Du kan overveje at inddele dine ”leads” i hhv. varme og kolde ”leads”. De varme er dem, hvor du anser salgsmuligheden for størst, og hos dem skal du bruge størstedelen af din opsøgende salgstid. De kolde er dem, hvor du skal holde kontakten, men hvor du ikke lige kan øjne den oplagte mulighed.

Sæt tid af til administration i din kalender
Som enkeltmandsvirksomhed inden for rådgivning har du ikke brug for flere administrative værktøjer, men du har brug for at etablere administrativ disciplin. Sæt en time af om ugen i din kalender, eller brug en dag om måneden, hvor du får styr på bilag, kørebog, rykkere – og hvad der ellers er nødvendigt.

Forkæl dig selv: Læg dine ferieuger i kalenderen
Og når du er i gang med at planlægge din tid, så tag kontrol over din kalender. Husk, at du også er startet som selvstændig med ønsket om et friere arbejdsliv. Så tag kalenderen frem og noter det næste års ferieuger, læg nogle fridage ind her og der. Og husk, at selv om du får travlt, må du aldrig negligere din salgsindsats på både kort og lang sigt. Hvis du nedprioriterer salgsindsatsen, straffer det sig om nogle måneder.

6 råd til at få overblik over din forretning

1. Du kan foretage både bogføring og fakturering i et online regnskabsprogram. Tegn abonnement på et af disse relativt billige systemer – og få styr på din regnskabspraksis fra starten.
2. Registrer alle dine bestilte kundeopgaver i en ordrebog – og periodiser beløbet pr. måned, så du altid har kontrol over, hvor booket du er i de enkelte måneder, kvartaler og år.
3. Suppler ordrebogen med en ”pipeline”: Registrer og periodiser beløbet på dine afleverede tilbud, så du kan følge din mulige ordrebeholdning. For at få et sandsynligt billede af din samlede mulige ordremængde, kan du vægte din ”pipeline” med en sandsynlighedsberegning pr. mulig ordre.
4. Registrer alle dine mulige kunder i din pipeline, de såkaldte ”leads”. Inddel dem evt. i varme og kolde ”leads”, afhængig af, hvor tæt du er på at kunne afgive tilbud / få en ordre. Sørg for at have en lang liste over ”leads”, da du på ingen måde kan regne med at sælge til alle – og bearbejd dem systematisk
5. Kræv administrativ disciplin af dig selv. Indfør evt. en ugentlig administrativ time eller sæt en dag af om måneden, hvor du får styr på bilag, manglende kundebetalinger, kørebog og andre væsentlige forudsætninger for en sund forretning.
6. Hav jernkontrol over din kalender. Husk at sætte tid af til salg – og glem ikke at starte året med at lægge alle dine friuger og -dage ind i din kalender. Glem aldrig, at du også har valgt at blive selvstændig for at få større frihed.

Hvad siger andre i samme situation?

”Jeg er meget begejstret for struktur og orden, og for ting der gør min hverdag nemmere. Mit absolut vigtigste værktøj til at styre min forretning er regnskabsprogrammet Dinero. Her skriver jeg mine tilbud, fakturerer, bogfører og spørger den venlige chat-tjeneste til råds, når jeg ikke kan finde ud af, hvordan noget skal bogføres. Og samtidig får jeg f.eks. overblik over, hvilke kunder eller produkter jeg har lavet min omsætning på, hvilket jeg synes er ret værdifuldt. Derudover bruger jeg Trello til at holde overblikket over opgaver, kunder og opfølgninger, og Toggl til at sikre at jeg holder tiden på opgaverne.  Når man er ”strukturentusiast”, kan man godt få prøvet en del værktøjer af, men jeg synes efterhånden jeg har fundet nogle favoritter, og de fleste af dem fås endda i en gratis version.” – Pernille Hall Schou, Schou Kommunikation IVS

”Der findes et hav af applikationer og software, der kan hjælpe med at holde styr på forretningen. Min erfaring siger, at man nøje skal udvælge, hvad man vil investere tid og penge i, for programmerne kan være en tidsrøver med oprettelser og opdateringer. Jeg driver min forretning alene og har indtil nu mestendels haft få, men store kunder, så det store forkromede setup med kundedatabaser, trello boards, smart sheets og CRM har jeg ikke haft behov for — endnu. Så jeg forsøger at holde det helt enkelt ved at have et online regnskabsprogram, der holder styr på bogføring, SKAT og moms og så kører jeg med et gammeldags excel-ark, hvor jeg tracker alt fra timeforbrug, netværkslister og konkurrenter til content kalender, idéudvikling og mine såkaldte ”forget nots” med farvekoder og skemaer. Og så er jeg typen, der har tusindvis af notesbøger i tasker og ethvert rum, fordi jeg husker ting bedre, når jeg skriver det ned i hånden.” – Hannah Bergqvist, Curious ContextED

”Det kan virkelig betale sig at investere i et regnskabsprogram. hvis du ikke har råd til bogholder. Brug eventuelt et årshjul og andre redskaber til at planlægge. Husk at du også skal afsætte tid til regnskaber, salg, udvikling og så videre. Jeg synes, at Business Model Canvas er et super fint redskab til at blive skarp på – og udvikle firmaet. Og så vil jeg også anbefale at gå i netværk med andre iværksættere – fx gennem DM. Det er meget værdifuldt med sparring fra andre, og det er også rart at dele både op- og nedturene i forbindelse med at være selvstændig.” –  Rikke Voergård-Olesen, Normværk

”Jeg bruger et regneark med kontakter, hvor jeg giver dem farver alt efter, hvor langt jeg er nået i processen. Ingen farve betyder, at jeg ikke har taget kontakt, gul, at jeg har indledt kontakt, grøn, jeg er i dialog om et konkret projekt/opgave. I mit regneark skriver jeg også, hvad vi har talt om og en dato for, hvornår vi har aftalt, at jeg skal ringe tilbage og følge op på vores samtale.” Mia Vinkelman, Vinkelman

Artiklen er udarbejdet for Dansk Magisterforening. Jeg har skrevet i alt fem artikler med samlet 30 råd til de modige mennesker, der ønsker at starte egen rådgivningsforretning. Artiklerne finder du både her på siden og på dm.dk

”Kan jeg få lov at sende dig et tilbud?”. Når du fornemmer, at en kunde er så interesseret i dine ydelser, at du kan sende et tilbud, så har du en af dine bedre dage som selvstændig eller freelancer.

Men få armene hurtigt ned til tastaturet, for du skal handle hurtigt. Du skal sende dit tilbud, mens kunden stadig har jeres gode dialog i hukommelsen. Smid, hvad du har i hænderne og aflever dit tilbud inden for max. 48 timer. Det nytter ikke, at du venter en uge eller to, for så kan kundens købelyst være fordampet.

Definer dine ydelser sylskarpt – og du fremstår professionelt
Et tilbud skal altid være på skrift, og det skal være kort og præcist. Definer dine ydelser i skematisk oversigt, og beskriv i detaljen omfang og forudsætninger. F.eks. kan du skrive, at ”Opgaven kræver 6 interview med medarbejdere. Interviewene varer 1 time pr. stk. og foregår i kundens lokaler. Kunden booker interviewpersonerne. Et kort referat på max 1 A4-side tilgår kunden efter interviewet”. Når alle forudsætninger er tydeliggjort, har både kunden og du den samme klare opfattelse af opgaven, og du har mulighed for at bede om ekstra betaling, hvis forudsætningerne ændres.

Ved at være nærmest overtydelig i dine ydelser, udstråler du professionalitet: Du har gennemtænkt projektforløbet, og du forstår at sammensætte et løsningsorienteret projektdesign. Og samtidig har du minimeret egne økonomiske risici ved at definere projektets forudsætninger grundigt.

Fast pris eller medgået tid?
Nogle gange kan du ikke på forhånd estimere det endelige timeforbrug. Særligt antallet af og længden på kundemøder kan være svære at forudsige, og derfor kan du vælge at tydeliggøre, at møder med kunden afregnes efter medgået tid. Og ikke ud fra en fast pris, der er svær at forudsige.

Husk forberedelses- og rejsetid
Husk også, at dine opgaver skal forberedes. For at lave et interview skal du udarbejde en interviewguide, for at holde et foredrag skal du have tid til at udvikle / tilpasse dit oplæg og for at facilitere en konference, skal du have tid til at udvikle en detaljeret drejebog for dagen. Forberedelsestiden skal prissættes.

Hvis du bor i København og får en opgave i Varde, skal du også forholde dig til rejsetid. Det kan være en dyr fornøjelse, hvis du alene tager betaling for 2 timers møde og bruger 12 timer på transport. Hvis opgaven er interessant, kan du vælge at tage halv timepris for rejsetid. Alternativt kan du anbefale, at kunden vælger en lokalt baseret rådgiver.

Pas på ikke at undervurdere tidsforbrug
En klassisk fejl er at undervurdere tidsforbruget til at rette den eventuelle rapport, der afrunder projektet. Definer derfor tydeligt, at dit tilbud omfatter 1 redigeringsmøde med kunden, hvor du efterfølgende retter rapporten til og sender tilbage i endelig form. Hvis kunden ønsker runde 2, 3 eller 4, sker afregning efter medgået tid.

Alt det med småt: Udlæg, kilometerpenge og betalingsfrister
I dit tilbud skal du også fastlægge, hvordan kunden dækker dine omkostninger. Du kan anvende en standardformulering som: ”Kunden dækker alle på forhånd godkendte udlæg, herunder udgifter til materialer og kopiering. Kunden dækker transport- og opholdsomkostninger, herunder udgifter til kørsel efter statens høje sats.”

I tilbuddet fastsætter du også betalingsfrist og -betingelser. Nogle gange har kunder defineret dette på forhånd, men forsøg altid at få så kort betalingsfrist som muligt, som f.eks. ”8 dage netto”. Hvis du har for lang betalingsfrist, kan du få problemer med likviditet, fordi du har brug for penge til din egen løn og diverse udgifter. Ved korte opgaver, f.eks. facilitering af konference eller foredrag, så send faktura umiddelbart efter afholdelse. Ved længere opgaver skal du sørge for at få skrevet ind i dit tilbud, at du fakturerer månedligt bagud efter projektets færdiggørelsesgrad. Således sikrer du dig, at du ikke lider likviditetsdøden.

Standardkontrakter er ofte overkill
Der findes rigtig mange standardkontrakter for konsulentydelser, som du kan overveje at bruge. Jeg har ikke brugt dem i mit firma. Jeg synes, de er for detaljerede, og det er jeg ret sikker på, at mine kunder også synes. Langt de fleste af mine opgaver ligger på under 150.000 kr., og i den størrelsesorden er jeg fuldt ud tilfreds med at få en skriftlig accept af mit tilbud på e-mail. Men jeg sørger for, at mit tilbud er skarpt på ydelser og betingelser – og jeg går aldrig i gang med en opgave, før jeg har den skriftlige accept.

Dog er det en rigtig god idé at læse de gratis standardkontrakter grundigt igennem for at få inspiration til, hvad du skal huske at tage højde for i dit tilbud.

Svesken på disken, hvis du regner forkert
Og husk: Alle begår fejl, og det gør du også. Du vil komme i en situation, hvor du har undervurderet omfanget af en opgave og prissat den for lavt. Når det sker: Tag det op med din kunde og redegør for det. De fleste gange har kunden forståelse for det – og vil måske være interesseret i at slå halv skade.

6 råd til at få aftalerne på plads

1. Når du får mulighed for at skrive et tilbud, så kast al din energi i at skrive og sende dit tilbud så hurtigt som muligt. Du skal ramme ”det åbne vindue”, hvor kunden vil have dig og din ydelse – og ikke begynder at se sig om efter andre muligheder.
2. Det præcise tilbud er en forudsætning for enhver aftale. Du skal omhyggeligt definere alle ydelser og kvantificere dem i tid. Hvis du ikke kan forudse ydelsernes omfang og dermed tilbyde en fast pris, så forsøg at indgå en aftale om medgået tid på dele af eller hele din ydelse.
3. Sørg for at få dækket dine udlæg til materialer / kopiering, få dækket dine transport- og opholdsomkostninger og bed om kilometerpenge på den høje sats. Forhold dig også til evt. forberedelses- eller rejsetid.
4. Gør betalingsfristen på din faktura så kort som mulig og fakturer minimum pr. månedsbasis efter færdiggørelsesgrad, så din likviditet ikke bliver et problem.
5. Få skriftlig bekræftelse på alle ordrer – også hos faste kunder, du har arbejdet for mange gange. Det kan være at skyde gråspurve med kanoer at udarbejde decideret kontrakt for din ydelse. Ofte er et præcist tilbud et tilstrækkeligt grundlag.
6. Hvis du har regnet forkert og undervurderet dele af opgaven, så tag alligevel en dialog med kunden. De fleste kunder har prøvet det, og du kan evt. forsøge at slå halv skade.

Hvad siger andre i samme situation?

”Jeg arbejder i ret korte opgaver, men for tilbagevendende kunder. Derfor bruger jeg en del ekstra tid på første tilbud, hvor jeg altid mødes med kunden. Mine tilbud indeholder altid de udspecificerede ydelser med en lille kommentar om betingelserne, og så accepterer de ved at svare mailen. Forretningsbetingelser er en meget vigtig del af mit tilbud. Og jeg har redigeret dem flere gange undervejs, efterhånden som det blev klart, hvor det var nødvendigt med klarere grænser for, hvad jeg leverer og hvad kunden skal levere for at leve op til aftalen. Jeg anbefaler virkelig, at du i dine forretningsbetingelser får taget stilling til, hvad du skal bruge fra kunden, hvornår du skal bruge det og hvad der er grænserne for din ydelse.” – Pernille Hall Schou, Schou Kommunikation IVS

”Jeg tror det er alfa og omega at præsentere et helt kort, enkelt og overskueligt tilbud, som er let for kunden at tage stilling til. Personligt kan jeg godt lide også at krydre mine tilbud med billeder eller andre visuelle elementer, der viser min erfaring, og som udtrykker min virksomheds DNA i det hele taget. Jeg har i mange år også indsat et kort litterært citat på mine fakturaer, som er tænkt som et smil til inspiration og vise værdien af det skrevne ord — og det er relevant, fordi kernen i mit arbejde kredser om sprog og litteratur. Det gør min samlede kommunikation mere autentisk, og jeg har kun fået positiv respons på, at det ikke bare var et tørt stykke papir med nogle tal på.” – Hannah Bergqvist, Curious ContextED

”Det gode tilbud er resultatet af en forventningsafstemning, der starter ved første opkald. Det betyder, at du bruger dine samtaler med kunden til at forstå din kundes behov. Måske endda nogle behov, de ikke selv er helt afklaret omkring. Du kan altså ikke forvente, at kunden selv ved, hvad hun har brug for. Derfor kræver det at du lytter. At få en kunde i hus kan godt tage op til et helt år, særligt hvis det er en kommune, da de planlægger deres indsatser i god tid. Det gode tilbud kan præsenteres som en MacDonalds menu, altså tre forskelle bud på en løsning af kundens behov til tre forskellige priser.” – Mia Vinkelman, Vinkelman

”Det gode tilbud er først et godt tilbud, når både du og kunden er tilfreds. Det er en god idé at indregne og specificere tid og udgifter til transport, møder, fremlæggelse/præsentation og anden kommunikation og husk også forberedelse og materialer. Vær god til at spørge ind til kundens forventninger, så du ikke får nogle overraskelser undervejs. For mig er det fint med en bekræftigelse pr. mail, hvis der er tale om en mindre opgave. Med større opgaver er det en god idé med en udspecificeret kontrakt, hvor du sammen med kunden har forventningsafstemt.” –  Rikke Voergård-Olesen, Normværk

Artiklen er udarbejdet for Dansk Magisterforening. Jeg har skrevet i alt fem artikler med samlet 30 råd til de modige mennesker, der ønsker at starte egen rådgivningsforretning. Artiklerne finder du både her på siden og på dm.dk

”Hvis du lægger din timepris på under 1.000 kr. i timen ekskl. moms, er det en fornærmelse mod resten af branchen”. Den sætning må du gerne have som baggrundstæppe, når du skal til at fastsætte dine listepriser. For alt for mange nye selvstændige og freelancere undervurderer deres markedsværdi og fastsætter deres priser for lavt.

Og hvis du først har sat priserne for lavt, kan det være vanskeligt at hæve dine priser væsentligt over for de pågældende kunder.

Markedsprisen skal bestemme dine priser
Du skal starte med at finde markedsprisen for dine ydelser, dvs. den pris, som kunder betaler for opgaven andetsteds. Markedsprisen kan du finde ved at checke dine konkurrenters hjemmesider og se, om de oplyser deres timepris eller andre priser. Du kan spørge ”konkollegaer” i branchen, som du har et godt forhold til, eller du kan spørge dem i dit netværk, som køber ydelser af tilsvarende karakter.

Markedsprisen er i de fleste tilfælde højere, end du tror. Og det skyldes, at ingen kan forvente at sælge al sin tid. Som en tommelfingerregel kan du regne med at have 40 arbejdsuger på et år. Ingen køber dig i juli og størstedelen af august. December er også dårlig, og det samme er de første uger af januar. Og så kommer alle de andre skoleferier, hvor dine kunder ofte holder ferie.

Beregn, hvor meget tid, du skal sælge – og vurder levedygtigheden
Når du har fundet din markedspris på timer, heldagsworkshops, foredrag – og hvad du ellers har brug for, kan du regne ud, hvor mange dage eller timer, du skal sælge på et år for at nå din forventede omsætning. Hvis det virker overkommeligt, har du en god forretningsidé, hvor du måske også kan levere over det forventede. Hvis du tænker, at det er umuligt at sælge så meget, må du vurdere, om du er i gang med det rigtige: Om du skal supplere med et job – eller helt droppe ideen.

Pas på med rabatter
Når du møder kunderne, vil du oftest blive bedt om at give rabat. Som udgangspunkt skal du ikke falde for fristelsen, med mindre der er tale om en stor opgave med mange timer, eller hvis du bliver købt ind på fuld tid i flere måneder. Hvis du giver rabat på små opgaver, udhuler du markedsprisen, og du vænner kunden til den lavere pris. Hvis du giver rabat, skal du huske at gentage igen og igen, at der er tale om en ekstraordinær rabat, og når du sender fakturaen, skal rabatten også være tydeligt markeret.

Opgavens risikoprofil er afgørende for din pris
Du kan inddele dine opgaver i din ”hjemmebane”, ”strækkezone” og ”farezonen”. Med andre ord har dine opgaver forskellig risikoprofil – nogle kan du ikke tabe penge på, andre kan gå helt galt. Og det skal du tage højde for i din prissætning. ”Hjemmebaneydelserne” har du fuld kontrol på – du har solgt dem før, og kan uden tvivl give en fastpris. ”Strækkezoneydelserne” er ydelser, du kan levere, men ikke har gjort før – det kræver forberedelse, og du skal huske at kræve betaling for i hvert fald store dele af forberedelsen. ”Farezonen” er de opgaver, som ligger på kanten af dine kompetencer. Her kan du med fordel skære projektet ned i mindre bidder, hvor du fastlægger en fast pris på hver fase undervejs, eller du kan foreslå, at opgaven afregnes efter medgået tid, da du ikke kan estimere tidsforbruget korrekt. Eller du kan vælge at takke pænt nej tak til opgaven.

En forhandling er altid positiv
Hvis du bliver indkaldt til forhandling, så vær glad frem for nervøs. En forhandling er positiv, for det betyder, at de to parter gerne vil hinanden, men lige skal have afklaret et par ting først. Så gør atmosfæren positiv og start med at lytte til kundens ønsker. Hvis kunden ønsker en lavere pris, så skal dit modsvare være at skære ned på dine ydelser og hele tiden pointere konsekvensen af det. Du må ikke starte med at give rabat på din timepris. Et forhandlingsmøde kan ende med, at kunden finder lidt ekstra penge, fordi du argumenterer så godt for, at kvaliteten ikke bliver helt den samme med ændringerne.

Hvis forhandlingen går lidt i stå, så skal du ikke være bange for at bede om en pause undervejs, og du skal heller ikke være bleg for at sige, at du lige skal hjem og regne på det hele, hvis du er i tvivl om konsekvenserne af ændringerne. Det kan aldrig betale sig at indgå en aftale, hvor du er i tvivl om konsekvenserne.

6 råd til prissætning og forhandling:

1. Du skal finde markedsprisen for dine ydelser – og ud fra den skal du fastsætte dine egne priser. Lad vær med at regne tilbage fra en forventet årlig omsætning. Det gør det umuligt at overperforme, og du får dermed ikke chancen for at spare penge sammen til dårligere tider.
2. Syretest din markedspris: Når du kender din markedsbaserede timepris, så regn tilbage fra din ønskede årlige omsætning og find ud af, hvor mange timer du skal fakturere pr. år for at ramme budget. Hvis det er realistisk, så har du en god forretning. Hvis ikke, skal du gentænke din forretningsidé.
3. Hvis du giver rabatter, så overvej en trappemodel, hvor rabatten er afhængig af volumen, hvor du giver højere rabat, jo flere timer kunden køber. Glem aldrig at gentage, at der er tale om en ekstraordinær rabat. Ellers kommer du aldrig tilbage til dine standardpriser.
4. Lad være med at sænke prisen på ydelser, du leverer igen og igen. Hvis du sælger det samme kursus 10 gange, vil din forberedelsestid falde. Men til gengæld var den høj i starten, hvor du brugte lang tid på udvikling.
5. Opgavens risikoprofil er afgørende for, om du kan give en fast pris. Hvis du er usikker på opgavens omfang, så foreslå, at opgaven løses efter medgået tid.
6. En forhandling er en festdag, hvor begge parter vil hinanden. Hvis prisen skal justeres, skal ydelserne det også, så du fortsat tjener penge.

Hvad siger andre i samme situation?

”Fastsæt en timepris hvor du indregner alle de faktorer, der betyder, at du kan leve af at være selvstændig. Husk f.eks. pension, løn under sygdom og dine udgifter til salg og regnskab. Hvis du sætter prisen for lavt, ender du med at måtte nedlægge firmaet, når det bliver for surt, eller det ikke kan køre rundt.” –  Rikke Voergård-Olesen, Normværk

”Det er vigtigt, at du husker, at du som selvstændig ikke kan fakturere 100% af dine timer, der er uendeligt mange andre ting, du også skal bruge tid på. Og de timer skal altså dækkes af dine fakturerede timer. Men husk også lige at vurdere, hvad opgaven er værd for din kunde. Er den mindre værd, end det dine timer koster, er det måske bare ikke en opgave for dig. Men er den mere værd, kan du sagtens sætte prisen op. Kundens tilfredshed har reelt meget lidt at gøre med, hvor lang tid opgaven tog dig, og meget mere at gøre med hvilken værdi, løsningen giver.” – Pernille Hall Schou, Schou Kommunikation IVS

”Jeg tror ikke man kan overvurdere den indledende samtale med kunden og sørge for at få spurgt så meget ind til opgaven som overhovedet muligt — giv dig selv de bedste forudsætninger for at skræddersy et tilbud, fastsætte en pris og forhandle ordren hjem, og stil hellere for mange end for få spørgsmål. Jeg har rigtig god erfaring med at præsentere kunder for en tretrinsraket, hvor jeg opstiller ydelser og pris/ramme/estimat i tre gear; laveste, højere og rolls royce-modellen med fuld skrue og det hele.” – Hannah Bergqvist, Curious ContextED

Artiklen er udarbejdet for Dansk Magisterforening. Jeg har skrevet i alt fem artikler med samlet 30 råd til de modige mennesker, der ønsker at starte egen rådgivningsforretning. Artiklerne finder du både her på siden og på dm.dk

Som selvstændig rådgiver eller freelancer sælger vi immaterielle ydelser. Vi sælger vores faglighed, vores viden og erfaring – ikke produkter som kuglepenne eller vaskemaskiner med en umiddelbar og synlig brugsværdi.

Det betyder, at vi i høj grad sælger personlig tillid. Kunden køber vores ydelser, fordi de stoler på os. Og den tillid tager tid at bygge op.

Start med at sælge til dem, der stoler på dig
Derfor kan du ikke regne med at få nye kunder fra dag 1, når du starter som selvstændig rådgiver eller freelancer.

Men du kan starte med at sælge til dem, der i forvejen har tillid til dig. Det kan være din nuværende arbejdsgiver, som køber dig ind på konsulentvilkår, det kan være gode samarbejdspartnere, der ved, at du kan levere varen. Eller det kan være kunder eller kollegaer fra tidligere ansættelsesforhold.

Da jeg selv startede som selvstændig, indgik jeg en rammeaftale med min tidligere arbejdsgiver om leverance af konsulentydelser, og derudover gik jeg systematisk gennem mit LinkedIn-netværk, hvor jeg først markerede dem, som potentielt havde budget til at købe konsulenter som mig. Der gik jeg fra +1000 kontakter til 200. I næste kolonne markerede jeg dem, jeg havde en god, personlig relation til. De 200 kontakter blev til 45 mulige kunder, som jeg hurtigt inviterede til en kop kaffe. Af de 45 er mellem 10 og 15 i dag mine primære kunder.

Mersalg er mere effektivt end nysalg
At pleje dine eksisterende kunder er den mest effektive salgsstrategi som rådgiver. Det kaldes ”farming” modsat det hele tiden at jagte nye kunder, som kaldes ”hunting”. Eksisterende kunder har tillid til dig, og derfor tager de direkte fat i dig, når de har nye udfordringer. For at bevare deres tillid skal du konstant holde høj kvalitet i din opgaveløsning, du skal også pleje dine relationer hos dem, når du ikke har en opgave, du skal være generøs med din viden og være up-to-date på deres strategi, budgetter og organisation – og du skal kende deres branche så godt, at du er i stand til at tale med om markedstrends inden for deres område. Du skal kort sagt være deres ”trusted advisor”.

Hårdt arbejde at skaffe nye kunder
Men du skal også ud og møde nye kunder. Og i den forbindelse skal du væbne dig med tålmodighed. Det kan tage op imod et år fra din første kontakt med en potentiel kunde til, at du har en kontrakt. Netop fordi tillid skabes over tid – og ikke fra dag til dag. Så hvis du møder en mulig kunde på en konference, og du kan mærke, at der er kemi, så følg op: Ikke bare med et møde, men med flere. Begynd at sende artikler, nyheder, links til vedkommende, indtil du en dag måske får chancen med din første opgave. Du skal konstant have følere ude hos gerne +10 nye potentielle kunder og holde styr på, hvornår du skal tage næste kontakt. Det kaldes at have styr på sine ”leads” i en ”pipeline”.

Og sørg endelig for løbende at forny din kontaktbase. Vi kan komme til at hænge fast i gamle netværk og kontakter, hvor der ikke er yderligere salgspotentiale.

Bliv underleverandør til de store
Som selvstændig eller freelancer kan du også vælge at supplere med andre salgstilgange. Du kan vælge at arbejde sammen med større selskaber, der bruger dig som underleverandør og dermed står for dele af salgsarbejdet. Her skal du dog regne med, at den der sælger, tager et administrationshonorar på din omsætning.

Du kan også vælge selv eller i samarbejde med andre at byde på offentlige udbud. Der kan dog stilles dog en række krav om bl.a. soliditet og referencer, som kan være vanskelige at leve op til som nystartet.

Vælg dine markedsføringskanaler – og brug tid på dem
Som et led i salgsarbejdet skal du også markedsføre dine kompetencer og ydelser. Du skal vælge de kanaler, som giver dig bedst adgang til din kundemålgruppe. Det kan være, at du prioriterer deltagelse på årets vigtigste konferencer inden for dit fagfelt og derigennem møder de rette. Det kan være, at du ønsker at skrive klummer og artikler, som positioner dig som ekspert inden for dit fagområde. Du kan forsøge at indgå aftale med landsdækkende medier, fagmedie eller publicere via din egen hjemmeside.

Og under alle omstændigheder skal du vælge, hvilke sociale medier du skal prioritere. Det er oplagt at være aktiv på LinkedIn, men det kan også sagtens være, at du skal skabe interesse om dine ydelser på Twitter, Facebook eller andre sociale medier.

6 råd til dit salg- og markedsføringsarbejde

1. Tillid mellem kunde og rådgiver af afgørende for et salg. Dine første kunder vil være blandt dem, der allerede kender dine kompetencer og har tillid til dig. Find dem i dit netværk og prioriter dem, som har et budget til indkøb af konsulenter.
2. Plej dine kunder og sæt dig grundigt ind i deres strategi, organisation og budgetter. Tag jævnlige møder med dem, vær generøs med din viden og plant løbende nye ideer hos dem.
3. At skaffe nye kunder tager lang tid – og dermed stor tålmodighed. Etabler en skematisk oversigt over mulige nye kunder (såkaldt pipeline) og følg systematisk op på dem, så du over tid etablerer den nødvendige tillid for at kunne sælge.
4. Pas på med ikke at hænge fast i din gamle netværk, brug dit netværks netværk til at finde nye kundemuligheder og vær dit netværks Kirsten Giftekniv: Hvis du matcher de rette, vil de være dig taknemmelig.
5. Vælg og prioriter dine markedsføringskanaler. Det kan være en blog, artikelskrivning eller deltagelse i netværksmøder / konferencer. Sæt dit ambitionsniveau i forhold til din hjemmeside og prioriter dine kanaler på de sociale medier.
6. Afsæt minimum 1 dag om ugen i kalenderen til salg, markedsføring og netværkspleje. En klassisk fejl er at underprioritere indsatsen, når du er travlt optaget med kundeopgaver. Det straffer sig på ordrebogen, hvis du ikke løbende prioriterer nye muligheder.

Hvad siger andre i samme situation?

”Spørg dig selv hver dag: ”Hvordan kan jeg hjælpe folk i mit netværk?” og vær gavmild med din viden. Og husk, at salg er ikke farligt. Det kan faktisk være sjovt. Fortæl på sociale medier, hvad du laver, og hvad du brænder for. For du ved ikke, om det måske er dit barns lærers søster, som er din næste mulige kunde.” –  Rikke Voergård-Olesen, Normværk

”Hvis dine kunder er privatpersoner, er Instagram og social selling super gode kanaler. Del, hvem du er. Når folk lærer dig at kende og ved, hvad du står for, er der væsentlig større sandsynlighed for, at de bliver kunder på sigt. Forvent ikke, at marketing virker samme dag, du sætter kampagnen i gang.” – Laura Loop. Laura Aurora

”Det har overrasket mig, hvor meget folk faktisk gerne vil hjælpe en nystartet selvstændig. Det gælder også dine første kunder. Mit bedste råd er at levere helt vildt og give den bedste service, du overhovedet kan, men sørg for at gøre det synligt. Giv gerne noget ekstra med oven i hatten, som ikke koster dig mere end 5 minutter, men gør livet nemmere for kunden. Så siger de det gerne videre, og det er den bedste markedsføring, du kan få. Og så gør jeg meget ud af at sige tak, når jeg hører, at en kunde har anbefalet mig videre. Jeg fortæller dem, hvor meget det faktisk betyder, og det kan jeg se, at de værdsætter.” – Pernille Hall Schou, Schou Kommunikation IVS

”Der forskel på at sælge ydelser og produkter. Ydelser kan være en flyvsk størrelse og det kan derfor være sværere at konkretisere, hvad man helt konkret tilbyder. Hvis du fremstår for sælgeragtig, gennemskuer folk det, og de vil være tilbøjelige til at styre udenom. Det kommer selvfølgelig an på branchen og kunden, men jeg har bedst erfaring med at være mig selv og se salget som en samtale mellem to parter, der interesserer sig for den samme udfordring. Det er min erfaring, at autenticitet, tillid og troværdighed oftest er de faktorer, der afgør, om et salg går igennem eller ej.” – Hannah Bergqvist, Curious ContextED

Artiklen er udarbejdet for Dansk Magisterforening. Jeg har skrevet i alt fem artikler med samlet 30 råd til de modige mennesker, der ønsker at starte egen rådgivningsforretning. Artiklerne finder du både her på siden og på dm.dk