Hvis du er kok, kender du termen ”mise en place”. Hvis ikke, så ved du nu, at det betyder, at ting er lagt til rette. Forstået på den måde, at alle køkkenredskaber og ingredienser er lagt frem – alt er pillet og hakket og klart, inden du går i gang med at tilberede retten. Du skal herfra koncentrere dig om at sætte retten sammen og få velsmagen frem – ikke at jagte gennem alle køkkenskabe efter de krydderier, du alligevel aldrig kan finde.

Termen er inspirerende for dagens projekttunge arbejdspladser. Vi kender alle udtrykkene: ”Godt begyndt er halvt fuldendt” og ”Preparation is king” – og i disse ligger der en forståelse af, at et projekt kun rigtig er vellykket, når det er tænkt godt igennem fra starten af.

Vi befinder os ikke i fasen, hvor projektlederen har lagt sit styringsregime ned i et ofte virkelighedsforenklende GANTT-diagram, men om fasen, der ligger forud.

Der, hvor vi går rundt og kigger på problemstillingen, er i tvivl, overvejer forskellige tilgange, og til sidst finder den tilgang, de metoder, de ingredienser, som vi formoder, vil skabe det bedste resultat. ”Mise en place” er projekttilrettelæggelsen.

Lad os tage et eksempel. Du har fået opgaven at finde ud af, hvad den teknologiske udvikling, kaldet ”disruption”, kan komme til at betyde for din virksomheds forretningsmodel. Ikke en ligetil opgave, hvor du bare kan finde opskriften på nettet og planke et GANTT-diagram. Nej, du har brug for at tænke tilgangen grundigt igennem: Hvad betyder disruption for din branche, hvilke ledere og kollegaer skal du involvere i processen, skal du inddrage kunder, hvad ved brancheforeningen, hvordan tænker jeres konkurrenter, hvad findes der af rapporter, internationale erfaringer, og kan du få hjælp fra nogle kloge konsulenter? Mange mulige projektingredienser at vælge iblandt – og du skal vælge dem, du tror på, og stykke dem sammen til et projekt.

Det er udfordrende, og problemet er, at vore virksomheder ikke understøtter projekttilrettelæggelsen godt nok. Vi poster masser af penge i udvikling af projektledelse, men projekttilrettelæggelse sker i dag hovedsageligt under bruseren, i bilen på vej til og fra arbejde, eller i den time, hvor du ligger og vender og drejer dig, fordi du ikke kan falde i søvn. Vi har skabt og accepterer en tilfældighedskultur, hvor vi gør meget lidt for at fremme den proces, der skaber de gode projekter.

Vi har brug for en kulturændring, der trækker projekttilrettelæggelsen helt ind i firmakalenderen. Vi skal hen mod en norm, hvor det i sidste ende er socialt acceptabelt, at receptionisten siger: ”Nej, projektchefen kan desværre ikke forstyrres. Hun tænker…”. Det skal være helt i orden at blokere kalenderen med tænketid her og der, hvis du er en af firmaets kokke, der skal finde ingredienserne til fremtidens projekter. Og vi skal trække det væk fra at være en individuel proces – projekttilrettelæggelse skal ske sammen med dine talentfulde kollegaer.

Men hvordan få projekttilrettelæggelsen sat lidt i system? Konkret har jeg fem råd til projekttunge virksomheder:

Råd 1: Italesæt projekttilrettelæggelsen – det sker ikke i dag. Tal om, hvor vital denne proces er for virksomhedens udvikling, profil og indtjening. Fremhæv de gode eksempler, og I skaber bevidsthed om og respekt for fasen.

Råd 2: Få hevet projekttilrettelæggelsen ud af privatsfæren og ned på papir. Saml de bedste tilrettelæggere og tal igennem, hvad det er, der sker i processen. Ved at sætte ord på, lægger I stille og roligt grundlaget for en kultur og en praksis, der måske ultimativt kan skrives ned som en fælles ramme.

Råd 3: Gentænk jeres projektledelseskurser: Fokuserer I som mange andre for meget på udførelse frem for tilrettelæggelse.

Råd 4: Hent inspiration i refugietankegangen. Et refugium er et sted, hvor man kan opholde sig i fred og ro uden at blive forstyrret af andre. Nu tænker du kunstnere og syge mennesker, der skal komme sig. Men I skal skabe rammerne til et frirum for eftertænksomhed, hvorudfra nye ideer kan vokse

Råd 5: Gå foran som ledelse. Tænketid skal også ind i direktørens kalender – og kald det måske strategisk planlægning, hvis du synes, ”tænketid” lyder for flippet. Det er rent faktisk det, du skal som leder: Tænke fremad og ud af boksen, så sæt tid af til det.