Arbejder du i en forretningsunderstøttende funktion? Måske i HR, kommunikation, regnskab eller som PA’er, altså i det som mange virksomheder kalder business support?

Du har godt styr på dine driftsopgaver – din faglighed er i top. Men opgaverne er måske blevet lidt rutineprægede, og du har brug for nye udfordringer for at holde energiniveauet. Helst på din nuværende arbejdsplads, for du har gode kollegaer. Du kender virksomheden godt efterhånden og har nogle ideer til at forbedre processerne, men den nye chef er lidt svær at få i tale på tomandshånd.

En dag får du chancen. Chefen kalder dig ind og siger: ”Den der præsentation, jeg lavede i kantinen i fredags. Jeg synes ikke rigtigt, jeg trængte igennem med budskaberne. Jeg er lidt i tvivl, hvor det gik galt. Var det uklare budskaber, elendige slides eller noget tredje. Hvad tænker du?”

I det øjeblik har du chancen for at træde i karakter som chefens betroede rådgiver, hvor du omsætter din faglighed, din viden om organisationen, kollegaerne og forretningens udfordringer til nogle klare anbefalinger til chefen. Og hvis det går godt, har du en helt ny spillebane i dit arbejdsliv, hvor du kan supplere din faglighed med en intern rådgiverrolle.

Nogle magter intuitivt rådgiverrollen, andre ikke. Men de fleste kan lide det – og kan lære det.

I mine 15 år som direktør i bl.a. Rambøll og NIRAS har jeg arbejdet sammen med flere særdeles dygtige PA’ere, kommunikationsmedarbejdere og andre fra business support.  De var ikke alene fagligt kompetente – flere af dem forstod også kunsten at omsætte deres faglighed til at give mig og den øvrige ledelse gode råd til at træffe de rette beslutninger.

Jeg har reflekteret over, hvad denne rådgiverrolle kræver af kompetencer og er nået frem til følgende fem råd til dig, der vil udvikle dine rådgiverkompetencer.

Råd 1: Forstå hele forretningen – og ikke kun dit arbejdsområde
Du skal have en veludviklet forretningsforståelse og dyb brancheindsigt, så du kender både kunder, marked og konkurrenter. Det lyder åbenlyst, men jeg har set mange alene fokusere på deres grundfaglighed inden for regnskab, HR eller kommunikation og ikke grundlæggende forstå forretningen. Vær nysgerrig og sæt dig ind i, hvad de enkelte afdelinger arbejder med og følg med i brancherelevante medier. Du skal kende organisationen ud og ind og dyrke det interne netværk – både til dem med formel magt og kulturbærerne. At opnå troværdighed som rådgiver kræver indsigt i grundforretningen, så du kan tale med om forretningsudvikling. Og når du skal være med til at forandre tingenes tilstand, er dit interne netværk afgørende – særligt også til kulturbærerne i organisationen.

Råd 2: Sæt dig ind i strategien – og relater alle opgaver til den
Firmaets strategi skal ind under huden. Strategi er retning – og det kan godt være, at den 15 siders strategi ikke lever i hverdagen, men den er udtryk for direktionens inderste ønsker om udvikling af virksomheden. Og strategien bør derfor være styringsværktøj for alle initiativer. Sæt dig grundigt ind i samtlige strategidokumenter, lær rationalet bag og omsæt strategien til din hverdag. Hver opgave, du udfører, skal du relatere til strategien. Hvis linket ikke er der, skal du etablere det – og i enhver ledelsesmæssig rådgivning skal du have strategien i baghovedet og bringe den ind i dialogen.

Råd 3: Lær af konsulenterne – du skal kunne håndtere flere rådgiverroller
Du skal kunne veksle mellem flere rådgiverroller. Nogle gange er du ekspert, andre gange er du facilitator. I andre sammenhænge analytiker, projektleder eller forretningsudvikler. Her er vi nede i managementkonsulentens værktøjskasse. Og som den dygtige konsulent skal du vælge den rigtige rolle til den rigtige lejlighed. Nogle gange ønsker ledelsen, at du træder i karakter som ekspert og giver råd ud fra din faglige ekspertise, andre gange, at du stiller spørgsmålet: ”Hvad synes du selv?” på 100 forskellige måder som faciliterende fødselshjælper. Det kræver træning at kunne varetage de forskellige roller til fulde, men det vigtigste at vælge rigtigt i situationen. Det kan gå helt galt, hvis du spiller ekspert, hvor ledelsen mere har brug for processuel hjælp til selv at finde løsningerne.

Råd 4: Som projektleder skal du både kunne arbejde systematisk og håndtere kaos
Du skal være en hamrende god projektleder – og læse udfordringen rigtigt. Nogle gange skal en opgave bringes fra A til B så sikkert og hurtigt som muligt. Det kræver, at du trækker på dine evner til at systematisere processer og arbejde målrettet og kontrolleret med en klar deadline for øje. Men andre gange skal du trække på andre kompetencer som projektleder. Særligt, hvis et projekt er i de indledende stadier, målet ikke er fastlagt endnu, interessenthåndteringen er kompleks, og de økonomiske konsekvenser er usikre. Ja, så skal du turde arbejde i det kaotiske rum, være spørgende og undersøgende i din projektledertilgang – og du skal turde blive i tvivlen og kompleksiteten i lidt længere tid, end vi egentlig bryder os om. Begge typer opgaver kan du møde i ledelsesrådgivningen.

Råd 5: Træn din spørgeteknik – og slå ørerne ud
Dit vigtigste redskab i enhver rådgivning er evnen til at lytte – og en erkendelse af, at der er en grund til, at du er født med to ører, og kun en mund. At lytte og tolke er helt afgørende, når du skal danne dig overblik, forstå udfordringerne og få forskellige synspunkter frem. Du skal være hamrende dygtig til at stille forskellige typer af åbne spørgsmål og forstå at komme ud over faktaspørgsmål. Lær at bruge følelsesspørgsmål, bedst / dårligst spørgsmål og stil spørgsmål som en opdagelsesrejsende, der er ved at undersøge ukendt terræn eller som en kunstner, der er ved at skabe scenarier for fremtiden. Du skal få samtalepartneren til at åbne sig op.

Jeg har i flere år undervist både eksterne og interne konsulenter i at styrke deres rådgiverolle. For nylig havde jeg over 100 deltagere fra fagforeningen Kommunikation og Sprog til webinar, hvor jeg gav medarbejdere i business support input til at udvikle deres rådgiverkompetencer. Hvis din virksomhed ønsker lignede oplæg / undervisning, så tag fat i mig. Find mine kontaktdata på cambiamento.dk, hvor du også kan dykke ned i mine yderligere +60 klummer.